Protocol

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)  

Stichting Lingewaard Energie

Datum: 1 januari 2023

 

Privacyverklaring

Stichting Lingewaard Energie behandelt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, zoals vastgelegd in dit protocol. We zijn daarbij gebonden aan geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

 

Van wie bewaren we gegevens?

  • Vrienden van de stichting: Natuurlijke en/of rechtspersonen (bedrijven / instellingen) die de doelstellingen van de stichting ondersteunen, zonder daarbij een actieve bijdrage te leveren.
  • Donateurs: Natuurlijke en/of rechtspersonen die de stichting van geldelijke middelen en/of goederen voorzien, waarmee de stichting haar doel kan bereiken.
  • Vrijwilligers: Natuurlijke personen die zich actief voor de stichting inzetten en niet in loondienst zijn (bijv. energie-ambassadeurs, energie-adviseurs, coaches, leden commissies, bestuursleden)
  • Relaties: Natuurlijke personen en/of rechtspersonen waarmee de stichting een relatie heeft, en die een belang hebben bij het functioneren van de stichting, zoals (contactpersonen van) de gemeente Lingewaard, (contactpersonen van) zusterorganisaties, toeleveranciers, externe adviseurs, e.d.

 

Waarom bewaren we persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden bewaard voor contacten met onze vrijwilligers, vrienden, donateurs en relaties en voor verzending van onze Nieuwsbrieven.

 

Welke gegevens bewaren we?

Gegevens die bewaard en/of verwerkt (kunnen) worden, zijn opgenomen in onderstaande tabel:

 

Vrienden van de stichting en donateurs

Vrijwilligers

Relaties

voorletters

X

X

 

voornaam

X

X

 

achternaam

X

X

 

tussenvoegsel

X

X

 

pasfoto

  

X

  
       

straat

  

X

X

huisnummer

  

X

X

postcode

  

X

X

woonplaats

  

X

X

land

  

X

X
       

e-mail adres

X

X

X

telefoon mobiel

  

X

X

telefoon vast

  

X

X

naam organisatie

 

 

X

website

    

X

sociale media

    

X

KvK nummer

    

X

BTW nummer

X *)

X *)

X *)

IBAN

X *)

X *)

X *)

BIC

X *)

X *)

X *)

tenaamstelling

X *)

X *)

X *)

plaats rekening

X *)

X *)

X *)

 *) Alleen indien financiële transacties plaatsvinden

 

Hoe leggen we contactmomenten vast?

Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail of via de website, bewaren we deze contactinformatie bij uw persoonsgegevens. Op deze manier kunnen we u op een later moment altijd bereiken. E-mailadressen van personen die direct of via de website met ons contact opnemen, worden niet openbaar gemaakt en alleen gedeeld na verleende toestemming.

 

Waar worden persoonsgegevens opgeslagen?

De persoonsgegevens worden verwerkt met Microsoft 365: een cloud productiviteitsplatform met apps als Word, Excel, Powerpoint, Outlook en opgeslagen in Microsoft OneDrive, een  cloud opslagplatform met geavanceerde beveiliging. Het Microsoft 365 pakket voldoet aan alle EU richtlijnen voor bescherming van data. Onze computers zijn voorzien van sterke wachtwoorden, en hebben een antivirus pakket dat extra bescherming biedt.

 

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

In principe worden uw persoonsgegevens bewaard zolang u vriend, vrijwilliger of relatie bent van de stichting, of aangemeld bent voor onze Nieuwsbrief. Bent u geen vriend, vrijwilliger of relatie meer van de stichting, of heeft u zich afgemeld voor de Nieuwsbrief, dan worden uw persoonsgegevens verwijderd. Alleen in het geval er sprake is geweest van een financiële relatie, bijvoorbeeld als donateur of adviseur van de stichting, dan moeten wij uw persoonsgegevens gedurende een termijn van 7 jaar na de laatste financiële transactie bewaren. Dit is van belang voor onze financiële verantwoording.

 

Wie bewaart de persoonsgegevens bij de stichting?

De persoonsgegevens worden bewaard door de functionaris voor gegevensverstrekking, zijnde de secretaris en/of de penningmeester binnen het bestuur.

 

Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

Alleen bestuursleden hebben toegang tot de persoonsgegevens. Voor het versturen van  nieuwsbrieven hebben de webmaster en de commissie communicatie toegang tot de email adressen.

 

Hoe gaan wij om met verstrekking van gegevens aan derden?

Uw persoonsgegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt, tenzij we daartoe op wettelijke gronden verplicht zijn. Met organisaties die uw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens als wij als stichting hanteren.

 

Hoe kunt u uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen?

U kunt opvragen welke gegevens wij bewaard hebben en verzoeken deze aan te passen of te laten verwijderen door een e-mail te sturen naar de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

Hoe gaan wij om met aanmeldingen via de website?

Via formulieren op onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief, activiteiten en bijeenkomsten. De gegevens die u met ons deelt via deze formulieren, bewaren we in onze administratie, met in achtneming van eerder genoemde bewaartermijnen.

 

Heeft u vragen of opmerkingen op ons privacy beleid?

Voor vragen of opmerkingen over ons privacy beleid kunt u altijd contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.