Protocol
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Stichting Lingewaard Energie
Datum: 1 januari 2024
Privacyverklaring
Stichting Lingewaard Energie behandelt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, zoals vastgelegd in dit protocol. We zijn daarbij gebonden aan geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Van wie bewaren we gegevens?
- Vrienden van de stichting: Natuurlijke en/of rechtspersonen (bedrijven / instellingen) die de doelstellingen van de stichting ondersteunen, zonder daarbij een actieve bijdrage te leveren.
- Donateurs: Natuurlijke en/of rechtspersonen die de stichting van geldelijke middelen en/of goederen voorzien, waarmee de stichting haar doel kan bereiken.
- Vrijwilligers: Natuurlijke personen die zich actief voor de stichting inzetten en niet in loondienst zijn (bijv. energie-ambassadeurs, energie-adviseurs, coaches, leden commissies, bestuursleden)
- Relaties: Natuurlijke personen en/of rechtspersonen waarmee de stichting of haar
uitvoeringsorganisatie Energieloket Lingewaard een relatie heeft, en die een belang hebben
bij het functioneren van de stichting, zoals personen die (vervolg)advies ontvangen middels
het Energieloket (inloopspreekuur, huisbezoek, e.d), (contactpersonen van) de gemeente
Lingewaard, (contactpersonen van) zusterorganisaties, toeleveranciers, externe adviseurs,
e.d.
Waarom bewaren we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden bewaard voor contacten met onze vrijwilligers, vrienden, donateurs en relaties en voor verzending van onze nieuwsbrieven. Daarnaaast kunnen rapportages van
huisbezoeken, geanonimiseerd, gebruikt worden voor trainingsdoeleinden.
Welke gegevens bewaren we?
Gegevens die bewaard en/of verwerkt (kunnen) worden, zijn opgenomen in onderstaande tabel:
| Vrienden van de stichting en donateurs | Vrijwilligers | Relaties | |
| voorletters | X | X |
|
| voornaam | X | X |
|
| achternaam | X | X |
|
| tussenvoegsel | X | X |
|
| pasfoto | X | ||
| straat | X | X | |
| huisnummer | X | X | |
| postcode | X | X | |
| woonplaats | X | X | |
| land | X | X | |
| Opnames warmtebeeld- camera | X **) | ||
| Rapportage huisbezoek | X ***) | ||
| e-mail adres | X | X | X |
| telefoon mobiel | X | X | |
| telefoon vast | X | X | |
| naam organisatie |
|
| X |
| website | X | ||
| sociale media | X | ||
| KvK nummer | X | ||
| BTW nummer | X *) | X *) | X *) |
| IBAN | X *) | X *) | X *) |
| BIC | X *) | X *) | X *) |
| tenaamstelling | X *) | X *) | X *) |
| plaats rekening | X *) | X *) | X *) |
*) Alleen indien financiële transacties plaatsvinden
**) Resultaat van interne warmtescan of warmtewandeling
***) Resultaat huis- of vervolgbezoek
Hoe leggen we contactmomenten vast?
Wanneer je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail of via de website, bewaren we deze contactinformatie bij jouw persoonsgegevens. Contactgegevens van personen die direct of via de website met ons contact opnemen, worden niet openbaar gemaakt of gedeeld met derden, en alleen gebruikt door de Stichting Lingewaard Energie voor de hiervoor omschreven doelen. Bij bezoek aan het Energieloket, huisbezoek namens het Energieloket: voorafgaand aan adviesgesprek op het betreffende Adviesformulier voor Intern gebruik.
Waar worden persoonsgegevens opgeslagen?
De persoonsgegevens worden verwerkt met Microsoft Office 365: een cloud productiviteitsplatform met apps als Word, Excel, PowerPoint, Outlook en opgeslagen in Microsoft SharePoint, een cloud opslagplatform met geavanceerde beveiliging. Microsoft Office 365 voldoet aan alle EU-richtlijnen voor bescherming van data.
Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
In principe worden je persoonsgegevens bewaard zolang je vriend, vrijwilliger of relatie bent van de stichting, of aangemeld bent voor onze nieuwsbrief. Bent je geen vriend, vrijwilliger of relatie meer van de stichting, of heb je je afgemeld voor de nieuwsbrief, dan worden je persoonsgegevens verwijderd. Alleen in het geval er sprake is geweest van een financiële relatie, bijvoorbeeld als donateur of adviseur van de stichting, dan moeten wij jouw persoonsgegevens gedurende een termijn van 7 jaar na de laatste financiële transactie bewaren. Dit is van belang voor onze financiële verantwoording.
Wie bewaart de persoonsgegevens bij de stichting?
De persoonsgegevens worden bewaard door de functionaris voor gegevensverstrekking, zijnde de secretaris en/of de penningmeester binnen het bestuur.
Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
Alleen bestuursleden hebben toegang tot de persoonsgegevens. Voor het versturen van nieuwsbrieven hebben de webmaster en personen verantwoordelijk voor nieuwsbrieven toegang tot de email adressen.
Hoe gaan wij om met verstrekking van gegevens aan derden?
Jouw persoonsgegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt, tenzij we daartoe op wettelijke gronden verplicht zijn. Met organisaties die jouw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens als wij als stichting hanteren.
Hoe kan je jouw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen?
Je kunt opvragen welke gegevens wij bewaard hebben en verzoeken deze aan te passen of te laten verwijderen door een e-mail te sturen naar de secretaris: [email protected].
Hoe gaan wij om met aanmeldingen via de website?
Via formulieren op onze website kan je je aanmelden voor onze nieuwsbrief, activiteiten en bijeenkomsten. De gegevens die je met ons deelt via deze formulieren, bewaren we in onze administratie, met inachtneming van eerder genoemde bewaartermijnen.
Heb je vragen of opmerkingen over ons privacybeleid?
Voor vragen of opmerkingen over ons privacy beleid kan je altijd contact met ons opnemen via [email protected]